Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku Raport z koncyliacji sądowej - Mediacje

RAPORT Z KONCYLIACJI SĄDOWEJ
przeprowadzonej na 50 sprawach
w VIII Wydziale Gospodarczym Sądu Rejonowego Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku

autor: sędzia Mateusz Półtorak

ROZDZIAŁ 1. WYNIKI EKSPERYMENTU I EFEKTYWNOŚĆ PROCESOWA

1.1. Podsumowanie zarządcze (Executive Summary)

Niniejszy raport prezentuje wyniki pilotażowego programu koncyliacji sędziowskiej, przeprowadzonego w 2025 roku w Sądzie Rejonowym Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku (Wydział Gospodarczy).

Badaniem objęto 50 spraw, których referentami byli sędziowie tego wydziału. To właśnie oni, opierając się na własnym doświadczeniu i wiedzy o specyfice poszczególnych postępowań, dokonali wstępnej selekcji spraw uznanych za potencjalnie nadające się do próby ugodowego rozwiązania.

Kluczowym wskaźnikiem sukcesu eksperymentu jest 50-procentowa skuteczność ugodowa w sprawach, w których doszło do rzeczywistego spotkania stron z sędzią-koncyliatorem. Oznacza to, że co druga sprawa gospodarcza, w której strony podjęły dialog w tej formule, zakończyła się definitywnym rozwiązaniem sporu, bez konieczności prowadzenia dalszego postępowania dowodowego i wydawania wyroku.

1.2. Model operacyjny

Eksperyment oparto na modelu rozdzielenia funkcji orzeczniczej od koncyliacyjnej.

• Dobór spraw: Selekcji dokonywali sędziowie-referenci, identyfikując w swoich referatach sprawy o potencjale ugodowym.
• Rola sędziego-koncyliatora: Spotkania prowadził inny sędzia wydziału (autor eksperymentu), nieposiadający w danej sprawie uprawnień jurysdykcyjnych (władczych). Jego rola ograniczała się do funkcji facylitatora – neutralnego przedstawiciela wymiaru sprawiedliwości, którego zadaniem było odformalizowane omówienie sporu ze stronami i ich pełnomocnikami oraz poszukiwanie płaszczyzny porozumienia. Oznacza to, że podczas spotkań z uczestnikami postępowania pełnił wyłącznie funkcję ułatwiającą dialog pomiędzy stronami i ich pełnomocnikami, nie posiadając uprawnień do wydawania orzeczeń lub decyzji procesowych.

1.3. Analiza statystyczna

1.3.1 Liczba spotkań i wskaźnik frekwencji

W ramach eksperymentu przeprowadzono łącznie 71 spotkań informacyjno-koncyliacyjnych w 50 sprawach (średnio 1,42 spotkania na sprawę). Wielokrotne posiedzenia w tej samej sprawie wynikały z potrzeby dalszych negocjacji lub zmiany stanowiska którejś ze stron.

Jednak nie wszystkie spotkania mogły zostać w pełni przeprowadzone. W 8 sprawach (16% ogółu) brak był możliwości realnego przeprowadzenia koncyliacji z powodu absencji co najmniej jednej strony lub jej pełnomocnika. Sprawy te z oczywistych powodów nie mogły wygenerować jakichkolwiek rezultatów ugodowych, lecz stanowią istotny sygnał dotyczący problemu frekwencji w polskich sądach.

Rzeczywista liczba spraw, w których koncyliacja mogła być przeprowadzona, wyniosła zatem 40 spraw (50 – 10 nieobecnych).

1.3.2 Wyniki główne – zawarcie ugód

Kluczowy wynik eksperymentu:

• Liczba zawartych ugód: 21
• Procentowo w stosunku do wszystkich 50 spraw: 42%
• Procentowo w stosunku do 42 spraw z frekwencją stron: 50%

Wynik ten wskazuje, że w połowie spraw, w których obie strony stawiły się osobiście (wraz z pełnomocnikami), doszło do zawarcia ugody.

1.3.3 Zestawienie wyników

Poniższa tabela prezentuje syntetyczny obraz eksperymentu:

*zależnie od całkowitej liczby spraw przyjętej za bazę

1.3.4 Interpretacja wstępna

Uzyskane wyniki sugerują dwa ważne spostrzeżenia:

1. Efektywność koncyliacji sądowej w warunkach frekwencji: Gdy obie strony stawią się osobiście, koncyliacja prowadzona przez sędziego daje 50% wskaźnik ugód – wskaźnik wyższy niż standardowe rozwiązania w polskim wymiarze sprawiedliwości.
2. Problem frekwencji jako główna bariera: Absencja jednej ze stron (16% spraw) okazała się przeszkodą nie do pokonania. Problem ten – bardziej związany z mechaniką systemu sądowego niż ze skutecznością samej metody – wymaga osobnej analizy i potencjalnych rozwiązań systemowych.

1.3.5 Wskaźniki efektywności (Success Rate)

Dla właściwej oceny potencjału tej instytucji, skuteczność należy rozpatrywać w dwóch wymiarach:

1. Skuteczność globalna (42%) – liczona w stosunku do wszystkich spraw skierowanych do eksperymentu (21 ugód na 50 spraw). Wynik ten obejmuje również sprawy, w których z przyczyn losowych lub woli stron nie doszło do interakcji.
2. Skuteczność rzeczywista (50%) – liczona w stosunku do spraw, w których strony stawiły się w sądzie i przystąpiły do rozmów (21 ugód na 42 efektywne sprawy).

1.4. Wnioski końcowe i kierunki rozwoju (Rekomendacje)

Uzyskane wyniki pozwalają na sformułowanie tezy, że koncyliacja sądowa stanowi wartościowe i wysoce efektywne uzupełnienie polskiego systemu wymiaru sprawiedliwości, szczególnie w sprawach gospodarczych. Sukces eksperymentu wskazuje na pilną potrzebę systemowego wdrożenia tej instytucji, opartego na czterech kluczowych filarach:

1. Rozwój kompetencji miękkich sędziów – niezbędne jest wdrożenie programów szkoleniowych ukierunkowanych na psychologię konfliktu, techniki negocjacyjne i komunikację interpersonalną. Sędzia przyszłości to nie tylko ekspert od subsumpcji prawa, ale również sprawny menedżer konfliktu.
2. Redefinicja roli sądu – konieczna jest zmiana paradygmatu postrzegania sądu: od instytucji wyłącznie władczo rozstrzygającej (wyrokującej), w stronę forum aktywnego poszukiwania konsensusu.
3. Edukacja i świadomość prawna – kluczem do odciążenia sądów jest szeroka promocja alternatywnych metod rozwiązywania sporów (ADR) wśród przedsiębiorców i obywateli, wskazująca na ich szybkość i ostateczność.
4. Zmiany legislacyjne (de lege ferenda) – skuteczna koncyliacja wymaga wsparcia ustawowego. Postuluje się wprowadzenie rozwiązań opisanych w rozdziale 6, które:
   • Promują postawy ugodowe (np. poprzez zachęty fiskalne).
   • Dyscyplinują strony do osobistego stawiennictwa. Fakt, że w 16% badanych spraw do ugody nie doszło z powodu nieobecności stron, wskazuje na konieczność uświadomienia uczestnikom postępowania (również poprzez mechanizmy procesowe), że udział w spotkaniu koncyliacyjnym jest opłacalny ekonomicznie i niezbędny dla rzetelnego rozwiązania sporu.

ROZDZIAŁ 2. GENEZA EKSPERYMENTU, MOTYWACJE I TŁO BADAWCZE

2.1. Diagnoza systemowa: W poszukiwaniu utraconego autorytetu

Po ponad 8 latach orzekania w wydziale gospodarczym, fundamentalną motywacją do przeprowadzenia eksperymentu stała się obserwacja rosnącego rozdźwięku między społecznymi oczekiwaniami a rzeczywistością sądową. Wymiar sprawiedliwości postrzegany jest często przez pryzmat niewydolności, przewlekłości i formalizmu, co skutkuje erozją zaufania obywateli.

Konieczna jest zatem zmiana paradygmatu: sąd musi stać się "instytucją wsparcia" i "przyjacielem obywatela". Nie chodzi o stworzenie wielu teoretycznych dróg rozwiązania sporu, lecz o realne, aktywne poprowadzenie stron przez konflikt – w dogodnej i przyjaznej dla nich formie. Tylko takie podejście – oparte na empatii i zrozumieniu istoty sporu, a nie tylko na chłodnej literze prawa – pozwala na odbudowę autorytetu wymiaru sprawiedliwości.

2.2. Filozofia "Win-Win-Win"

Eksperyment opiera się na założeniu, że model koncyliacyjny generuje korzyści dla wszystkich uczestników systemu:

1. Strony (Obywatele): Zyskują szybkie, tanie i sprawiedliwe zakończenie sprawy na warunkach, które sami akceptują (poczucie sprawstwa).
2. Pełnomocnicy: Zachowują pełną kontrolę nad wynikiem procesu (eliminacja ryzyka przegranej), co pozwala im skuteczniej dbać o interes klienta.
3. Sędziowie: Zyskują nie tylko mniejsze obciążenie pracą, ale przede wszystkim satysfakcję zawodową i zdjęcie ciężaru wyłącznej odpowiedzialności za decyzję.

2.3. Proof of Concept: Doświadczenia własne z lat 2020–2025

Bezpośrednim dowodem na skuteczność tej metody są wyniki osiągane w referacie autora w latach 2020–2025. Wykorzystując instytucję posiedzenia przygotowawczego do działań koncyliacyjnych w sprawach skomplikowanych dowodowo, uzyskano rezultaty potwierdzające, że podejście ugodowe radykalnie usprawnia proces, nawet jeśli nie kończy się on ugodą.

2.3.1 Statystyka posiedzeń przygotowawczych w sprawach prawomocnie zakończonych (2020–2025)
Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, Wydział Gospodarczy (SSR Mateusz Półtorak)

2.3.2. Wpływ koncyliacji na sprawy rozstrzygane wyrokiem (Analiza owych 39%)

Analiza spraw, w których nie zawarto ugody, prowadzi do kluczowego wniosku: próba koncyliacji nigdy nie jest czasem straconym. Dialog ze stronami, nawet niedokończony ugodą, pozwala na precyzyjne zdefiniowanie osi konfliktu, co przekłada się na drastyczne ograniczenie postępowania dowodowego.

W sprawach tych, dzięki wcześniejszemu dialogowi:

• Ograniczono zakres sporu wyłącznie do kwestii kluczowych, eliminując wątki poboczne.
• Ustalono jasny i bezsporny stan faktyczny w zakresie nieobjętym sporem.
• Całkowicie wyeliminowano lub znacznie ograniczono wnioski dowodowe.
• Skrócono czas trwania postępowania i ograniczono ilość decyzji procesowych (mniej postanowień wpadkowych).
• Zminimalizowano zakres uzasadnienia wyroku.

Efektem takiego "oczyszczenia" sprawy przez podejście koncyliacyjne jest wyjątkowa stabilność orzecznicza. Na 215 prawomocnie zakończonych spraw:

• Rozstrzygnięcie zmieniono jedynie w 2 sprawach (0,9%) (korekta odsetek, odmienna ocena prawna).
• 0% uchyleń – nigdy nie doszło do uchylenia wyroku i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania.
• Sąd II instancji nigdy nie musiał prowadzić uzupełniającego postępowania dowodowego.

Dowodzi to, że "miękkie" umiejętności sędziego przekładają się bezpośrednio na "twardą" efektywność procesową i jakość orzecznictwa.

2.3.3. Wnioski z doświadczeń historycznych a metodologia obecnego eksperymentu

Te dane pokazywały autorowi wartość i moc koncyliacyjnego podejścia do rozwiązywania sporów ludzi w dwóch wymiarach:

1. w wymiarze materialnym – strony były w stanie osiągnąć ugodę (39% spraw), czym całkowicie uniknęły niepewności wyroku i długotrwałego postępowania;
2. w wymiarze proceduralnym – nawet gdy ugoda była niemożliwa, koncyliacyjne podejście pozwoliło na istotne ograniczenie zakresu sporu, co doprowadziło do redukcji czasu postępowania, liczby czynności dowodowych i decyzji procesowych sędziego – a wszystko to bez utraty jakości orzeczeń.

Wyniki empirycznie potwierdzały hipotezę autora: gdy strony są rzeczywiście wspierane i poprowadzane przez sędziego w identyfikacji faktów oraz zakresu sporu, postępowanie staje się znacznie bardziej efektywne, niezależnie od tego, czy dojdzie do ugody, czy nie.

Przedstawione powyżej dane z referatu własnego były kluczowe dla sformułowania hipotezy badawczej. Dowodzą one, że koncyliacyjne podejście sędziego nie powinno być oceniane wyłącznie przez pryzmat binarnego sukcesu (liczba zawartych ugód), lecz także przez jego wpływ na głęboką optymalizację postępowania i poprawę wydajności całego systemu sądownictwa (skrócenie procesów, stabilność orzeczeń).

Należy jednak zaznaczyć, że w omawianym w niniejszym raporcie eksperymentu z 2025 roku (obejmującym 50 spraw z referatów innych sędziów), przyjęto model całkowitego rozdziału funkcji orzeczniczej od koncyliacyjnej. Konsekwencją tego rozwiązania jest brak dostępu sędziego-koncyliatora do akt sprawy na etapach następujących po zakończonym spotkaniu. Uniemożliwia to empiryczną weryfikację, w jakim stopniu przeprowadzona rozmowa wpłynęła na usprawnienie procesu w sprawach, w których nie doszło do natychmiastowego porozumienia.

Z tego względu, niniejszy raport w części dotyczącej wyników eksperymentu (Rozdział 1) koncentruje się wyłącznie na twardych, weryfikowalnych danych, tj. skuteczności mierzonej liczbą zawartych ugód. Jest to jedyny wskaźnik, który sędzia-koncyliator mógł rzetelnie odnotować w ramach przyjętej procedury, choć – jak wskazują doświadczenia historyczne – rzeczywisty pozytywny wpływ interwencji sędziowskiej na system jest z pewnością znacznie szerszy.

2.4. Inspiracje instytucjonalne i paradoks braku regulacji

Katalizatorem ostatecznej decyzji o rozpoczęciu eksperymentu było nawiązanie współpracy z sędziami ze stowarzyszenia GEMME (Europejskie Stowarzyszenie Sędziów na rzecz Mediacji i Koncyliacji). Szczególną rolę odegrała tu wymiana doświadczeń z SSO Rafałem Wagnerem (Sąd Okręgowy w Warszawie).

To właśnie praktyka sędziego Wagnera, pioniera "spotkań informacyjnych", ukazała zupełnie nową perspektywę roli sędziego. Udowodniła, że wymiar sprawiedliwości dysponuje potężnym, choć często uśpionym narzędziem – autorytetem urzędu, który wykorzystany w miękkiej formule koncyliacyjnej, ma siłę przełamywania wieloletnich konfliktów. Spotkania te pokazały, że sędzia nie musi być tylko arbitrem rozcinającym węzeł gordyjski wyrokiem, ale może stać się architektem porozumienia.

Siła koncyliacyjnego rozwiązywania sporów wykracza daleko poza statystykę sądową. Jest to fundamentalne narzędzie odzyskiwania zaufania obywateli do państwa. W modelu tym obywatel przestaje być biernym przedmiotem procedury, a staje się partnerem w rozmowie. Poczucie bycia wysłuchanym i zrozumianym przez sąd – nawet jeśli nie zawsze kończy się ugodą – buduje wizerunek wymiaru sprawiedliwości jako instytucji przyjaznej, służącej dobru społecznemu, a nie biurokratycznej opresji.

Co istotne, największym atutem tak rozumianej koncyliacji sędziowskiej jest paradoksalnie brak szczegółowych, sztywnych regulacji prawnych. Obecna luka legislacyjna nie jest wadą, lecz przestrzenią stwarzającą unikalne możliwości. Pozwala ona na elastyczne modelowanie procesu i dostosowanie go do indywidualnych potrzeb człowieka, bez gorsetu formalizmu, który często zabija ducha kompromisu. Eksperyment z 2025 roku był zatem próbą systemowego zagospodarowania tej przestrzeni, by udowodnić, że elastyczny i empatyczny sąd jest najskuteczniejszą formą sprawiedliwości.

2.5. Wiarygodność badawcza: Skala eksperymentu

Istotnym założeniem metodologicznym było ustalenie wielkości próby badawczej na poziomie 50 spraw. Taki wolumen został dobrany celowo, aby zapewnić wynikom walor obiektywizmu i wiarygodności statystycznej.

Próba tej wielkości pozwala na wyeliminowanie czynnika losowości i przypadkowości, który mógłby zaburzyć obraz skuteczności przy mniejszej liczbie postępowań. Uzyskane rezultaty (omówione w Rozdziale 1) nie są zatem efektem szczęśliwego zbiegu okoliczności w pojedynczych procesach, lecz odzwierciedlają realny, systemowy potencjał instytucji koncyliacji.

Wysoka skuteczność utrzymana na przestrzeni 50 zróżnicowanych spraw gospodarczych dowodzi, że model ten jest skalowalny i możliwy do skutecznej implementacji w innych wydziałach i sądach w Polsce, oferując przewidywalne korzyści dla wymiaru sprawiedliwości.

ROZDZIAŁ 3. PODSTAWY PRAWNE I PROCEDURA EKSPERYMENTU

3.1. Koncyliacja sądowa w polskim porządku prawnym – status regulacyjny

Koncyliacja sądowa nie jest uregulowana w polskim porządku prawnym. Co najmniej nie jest uregulowana wprost. Za koncyliację sądową przyjmuje się, na wzór państw zachodnich, spotkanie/posiedzenie prowadzone przez sędziego, który wspólnie ze stronami sporu dąży do znalezienia porozumienia lub kompromisu, który doprowadzi do zakończenia sporu satysfakcjonującego strony konfliktu.

Sędzia nie występuje jako arbiter konfliktu, lecz jako przewodnik konfliktu lub partner w rozmowie. Sędzia stwarza warunki i pole do rozmowy i dialogu dla stron konfliktu, tak aby mogły one w sposób dogodny podjąć próbę rozwiązania swojego sporu.

3.2. Podstawy prawne koncyliacji sądowej w Polsce

3.2.1. Artykuł 183(8) § 4 Kodeksu postępowania cywilnego

Podstawą prawną prowadzenia koncyliacji sądowej jest art. 183(8) § 4 k.p.c., który stanowi:

"Przewodniczący lub referendarz sądowy może wezwać strony do udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów, w szczególności mediacji. Spotkanie informacyjne może prowadzić sędzia, referendarz sądowy, urzędnik sądowy, asystent sędziego lub stały mediator."

Przepis ten zawiera dwie kluczowe normy:

1. uprawnienie do wezwania – Przewodniczący może wezwać strony na spotkanie informacyjne dotyczące polubownych metod rozwiązywania sporów;
2. szeroki krąg osób mogących prowadzić spotkanie – spotkanie może prowadzić sędzia, referendarz sądowy, urzędnik sądowy, asystent sędziego lub stały mediator.

Ta ostatnia klauzula była kluczowa dla eksperymentu: umożliwia ona sędziemu, który nie jest referentem sprawy, prowadzenie spotkań koncyliacyjnych. W ten sposób art. 183(8) § 4 k.p.c. stanowił podstawę prawną dla eksperymentu przeprowadzonego przez autora.

3.2.2. Artykuł 183(8) § 6 Kodeksu postępowania cywilnego – sankcje za niestawiennictwo

Przepis ten reguluje konsekwencje braku stawiennictwa na spotkanie informacyjne:

"Jeżeli strona bez uzasadnienia nie stawi się na spotkanie informacyjne lub posiedzenie niejawne, sąd może obciążyć ją kosztami nakazanego stawiennictwa poniesionymi przez stronę przeciwną."

Regulacja ta wskazuje, że nieusprawiedliwione niestawiennictwo na spotkanie informacyjne ma konsekwencje finansowe – strona niestawająca może być obciążona kosztami. To stanowiło istotny mechanizm motywowania stron do udziału w spotkaniach koncyliacyjnych w eksperymencie.

3.2.3. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Rozporządzenie MS z 18 czerwca 2019 r.)

Powyższą regulację kodeksową uzupełniają przepisy Oddziału 5 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. 2024, poz. 867).

§ 146 – Cel spotkania informacyjnego:

"Celem spotkania informacyjnego jest zapoznanie stron z możliwościami i korzyściami wynikającymi z polubownego rozwiązania sporu, w szczególności mediacji."

Przepis ten wskazuje, że spotkania informacyjne mają nie tylko charakter edukacyjny (ich celem jest uświadomienie stronom alternatywnych metod rozwiązania sporu), lecz również stanowią prawne narzędzie do aktywnego wspierania dialogu koncyliacyjnego.

§ 147 – Zawiadomienie stron:

"Wzywając strony na spotkanie informacyjne poucza się je o skutkach nieusprawiedliwionego niestawiennictwa. O spotkaniu zawiadamia się pełnomocników stron."

Przepis ten obliguje sąd do pouczenia stron o skutkach niestawiennictwa oraz zawiadomienia pełnomocników stron o wyznaczonym terminie.

§ 149 – Wyznaczenie spotkania – brak wpływu na terminy:

"Wyznaczenie spotkania informacyjnego pozostaje bez wpływu na terminy rozpraw lub posiedzeń."

Przepis ten wskazuje, że spotkanie informacyjne jest procedurą niezależną od głównego toku postępowania – nie przedłuża i nie wstrzymuje posiedzeń.

§ 150 – Miejsce przeprowadzenia spotkania:

"Spotkanie informacyjne może być wyznaczone w budynku sądu albo poza budynkiem sądu."

Regulacja ta daje elastyczność co do miejsca – spotkanie może odbywać się zarówno w sądzie, jak i poza jego budynkiem, co umożliwia dostosowanie do potrzeb stron.

§ 151 – Łączne wyznaczenie spotkań dla wielu spraw:

"Spotkania informacyjne mogą być wyznaczone dla stron lub uczestników postępowania nieprocesowego więcej niż jednej sprawy."

Przepis ten pozwala na przeprowadzenie wspólnego spotkania dla stron w kilku sprawach jednocześnie (co może być efektywne w sprawach powiązanych).

§ 152 – Dokumentacja spotkania:

"Ze spotkania informacyjnego sporządza się notatkę urzędową zawierającą informację o stawiennictwie stron, do której dołącza się zwrotne potwierdzenia odbioru wezwań i zawiadomień oraz pisma przedłożone przez strony. Notatkę wraz z załącznikami dołącza się do akt sprawy."

Przepis ten wymaga sporządzenia dokumentacji z przebiegu spotkania, która staje się częścią akt sprawy.

3.3. Praktyka eksperymentu – procedura wdrażania

3.3.1. Etap przygotowawczy – komunikacja z referentami spraw

Początkowo autor skierował e-mail do wszystkich orzeczników Wydziału Gospodarczego, w którym:

• wyraził chęć prowadzenia spotkań informacyjno-koncyliacyjnych;
• przedstawił zalety takiego rozwiązania – zwiększenie efektywności, szansa na ugodowe zakończenie spraw, redukcja obciążenia pracą;
• omówił zasady prawne prowadzenia spotkań;
• załączył wzór przykładowego zarządzenia o skierowaniu sprawy na spotkanie informacyjno-koncyliacyjne.

Założenie podstawowe: To sędziowie referenci spraw mieli decydować o tym, które sprawy nadają się na takie spotkanie – zarówno sprawy nowe i stare, jak i skomplikowane, wielotomowe.

Założenie metodologiczne: Odmiennie niż w przypadku spotkań informacyjnych prowadzonych w innych sądach (przykładowo SR dla Warszawy–Mokotowa w Warszawie[1]), gdzie na takie spotkanie zapraszane były strony, które uprzednio wyraziły chęć uczestnictwa w rozmowach koncyliacyjnych – autor chciał zbadać skuteczność spotkań koncyliacyjnych na gruncie wszelkich spraw wpływających do sądu, a nie tylko tych, w których strony wyrażały wstępną wolę ugodowego zakończenia sporu.

3.3.2. Procedura techniczna – od zarządzenia do spotkania

Wydanie zarządzenia przez referenta

Sędzia referent wydawał zarządzenie o skierowaniu sprawy na spotkanie informacyjno-koncyliacyjne, w którym wyznaczał sędziego Mateusza Półtoraka (autora eksperymentu) do jego przeprowadzenia.

Przygotowanie akt i wyznaczenie terminu

Akta takiej sprawy były przekazywane sędziemu-koncyliatorowi, który wydawał zarządzenie o:

• wyznaczeniu daty spotkania informacyjno-koncyliacyjnego;
• wezwaniu wszystkich stron i ich pełnomocników do osobistego stawiennictwa pod rygorem obciążenia strony niestawającą kosztami nakazanego stawiennictwa poniesionymi przez stronę przeciwną (zgodnie z art. 183(8) § 6 k.p.c.).

Miejsce przeprowadzenia

Spotkanie odbywało się na sali rozpraw - ze względu na brak innych odpowiednich i dogodnych pomieszczeń w sądzie.

3.3.3. Krąg uczestników spotkania – zasada ograniczonego dostępu

3.3.3.1. Brak regulacji prawnej – rola zasad ogólnych

Polskie przepisy prawa procesowego nie definiują wprost kręgu osób uprawnionych do uczestnictwa w spotkaniach informacyjnych prowadzonych na podstawie art. 183(8) § 4 k.p.c. Regulacje kodeksowe i regulaminowe wskazują jedynie, że spotkanie może być wyznaczone dla "stron" postępowania – bez szczegółowego określenia, kto oprócz samych stron może w nim uczestniczyć.

Brak tej regulacji wymaga zatem odwołania się do ogólnych zasad prawa procesowego oraz do praktycznych wymogów wynikających z charakteru spotkania koncyliacyjnego. W szczególności należy uwzględnić:

• zasadę ochrony interesów stron: uczestnictwo osób trzecich nie powinno narażać interesów procesowych stron;
• zasadę poufności: istota spotkania koncyliacyjnego wymaga zachowania ścisłej poufności rozmów;
• zasadę dobrowolności i swobody dialogu: obecność osób nieuprawnionych mogłaby zakłócić szczerość rozmowy stron.

3.3.3.2. Uczestnicy uprawnieni – strony i ich reprezentanci

Osoby wezwane obligatoryjnie.

Zgodnie z art. 183(8) § 4 k.p.c. w związku z § 147 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, podstawowymi uczestnikami spotkania są:

• strony postępowania – zarówno powód, jak i pozwany (w przypadku postępowań wielostronnych: wszyscy uczestnicy);
• pełnomocnicy stron – adwokaci i radcy prawni reprezentujący strony w postępowaniu.

Obowiązek stawiennictwa tych osób wynika wprost z norm procesowych i jest egzekwowany sankcją finansową za nieusprawiedliwione niestawiennictwo (art. 183(8) § 6 k.p.c.).

Osoby dodatkowe.

Dopuszczenie do udziału osób niewezwanych (np. ekspertów technicznych, doradców podatkowych, członków rodziny w sporach firm rodzinnych) było możliwe wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych. Wymagało to spełnienia łącznie dwóch przesłanek:

• wyraźnej i zgodnej woli obu stron sporu;
• oceny sędziego-koncyliatora, że obecność tej osoby nie stworzy zagrożenia dla interesów procesowych stron w przypadku fiaska rozmów i konieczności powrotu na drogę sądową.

3.3.3.3. Wykluczenie publiczności – wielowymiarowa zasada niejawności

Fundamentem spotkań koncyliacyjnych było całkowite wykluczenie udziału publiczności. W przeciwieństwie do zasady jawności rozpraw, spotkania odbywały się bez udziału mediów i osób postronnych. Zabieg ten służył ochronie prywatności stron (często w sprawach dotykających wrażliwych interesów gospodarczych lub rodzinnych) oraz zapewnieniu nieskrępowanej swobody wypowiedzi.

Obrany model poufności przekładał się na wymierne korzyści dla uczestników postępowania:

• dla stron: istotnym aspektem było zapobieżenie wyciekowi informacji ze spotkania do osób trzecich, w szczególności takich, które w przypadku braku ugody mogłyby zeznawać w sprawie jako świadkowie.
• dla pełnomocników: umożliwiono odejście od sztywnej taktyki procesowej na rzecz racjonalnej oceny ryzyka. Pełnomocnicy mogli swobodnie omawiać słabe punkty sprawy klienta i proponować kompromisy bez obawy, że zostanie to potraktowane przez otoczenie jako kapitulacja procesowa.
• dla Sądu: wyeliminowano zjawisko „teatru procesowego” (gry na publiczność). Dzięki intymnej atmosferze strony koncentrowały się na rozwiązywaniu problemu, a nie na odgrywaniu ról procesowych, co znacząco podniosło rzetelność i efektywność dialogu.

3.3.3.4. Podsumowanie – model uczestnictwa

Model uczestnictwa w spotkaniach informacyjno-koncyliacyjnych przyjęty w eksperymencie opierał się zatem na zasadzie ograniczonego dostępu, uzasadnianej:

1. brakiem regulacji prawnej – wymuszającym odwołanie się do ogólnych zasad prawa procesowego;
2. zasadą ochrony interesów stron – uczestnictwo ograniczone do osób bezpośrednio zainteresowanych;
3. zasadą poufności – zarówno co do dostępu fizycznego, jak i do ujawniania treści rozmów;
4. zasadą swobody dialogu – umożliwiającą stronom szczerość bez obaw o konsekwencje.

Model ten znacznie odbiegał od jawności rozpraw sądowych, ale stanowił istotną formułę, która czyniła spotkania koncyliacyjne efektywnym narzędziem rozwiązywania sporów – zarówno poprzez zawarcie ugód, jak i poprzez umożliwienie stronom realnego zrozumienia swoich wzajemnych pozycji.

3.3.3.5. Uczestnictwo zdalne – elastyczność i dostępność (sąd przyjazny obywatelowi)

Mimo że przepisy procesowe nie regulują wprost formy zdalnej dla spotkań informacyjnych (w przeciwieństwie do rozpraw zdalnych), w eksperymencie przyjęto zasadę pełnej elastyczności technologicznej.

Decyzja o umożliwieniu uczestnictwa zdalnego wynikała z fundamentalnego założenia: spotkanie koncyliacyjne miało służyć interesom stron i stanowić dogodną, bezkosztową ścieżkę rozwiązania ich konfliktu. Forma uczestnictwa – czy osobiście czy zdalnie – nie powinna być przeszkodą dla stron pragnących podjąć próbę porozumienia.

Zastosowanie trybu zdalnego uzasadniano także eliminacją kosztów podróży i czasu traconego na dojazd. Takie podejście sprawiło, że bariera geograficzna przestała być przeszkodą dla podjęcia próby koncyliacji.

3.3.4. Przebieg spotkania informacyjno-koncyliacyjnego

Faza wstępna – zaproszenie i rozluźnienie atmosfery

Sędzia prowadzący spotkanie zapraszał strony na salę. Na wstępie próbował rozluźnić atmosferę poprzez krótką rozmowę o sprawach ogólnych, przykładowo: ,,Czy mieli państwo problem z zaparkowaniem?’’, ,,Jak droga do sądu?’’, ,,Jak się państwo czują?’’.

Cel tej fazy: zmniejszyć formalność i budować przychylną atmosferę dla dialogu.

Faza kontroli obecności

Sędzia sprawdzał obecność stawających. W tym momencie mogły zaistnieć trzy scenariusze:

1. Brak stawiennictwa co najmniej jednej ze stron bez usprawiedliwienia: zachodził brak możliwości przeprowadzenia spotkania i podjęcia rozmów. W takiej sytuacji sporządzano notatkę o braku możliwości przedstawienia stronom korzyści płynących z polubownych metod rozwiązywania sporu. Wówczas stronie stawającej przedstawiano możliwość i zalety skorzystania jeszcze z mediacji, choć z uwagi na brak stawiennictwa strony przeciwnej i ocenę tej postawy szansa na jej rzeczywiste wykorzystanie była niewielka.
2. Brak stawiennictwa ze usprawiedliwieniem: Dochodziło do poinformowania stawających o przyczynach niestawiennictwa drugiej strony i omówienia potrzeby wyznaczenia kolejnego terminu spotkania.
3. Stawiennictwo obu stron: Sędzia przechodził do fazy właściwej.

Faza informacyjna – wyjaśnienie roli sędziego i zasad spotkania

W przypadku stawiennictwa obu stron sędzia przystępował do omówienia ram proceduralnych spotkania, dbając o transparentność procesu. Sędzia wskazywał kolejno na następujące kwestie:

• Tożsamość sędziego-koncyliatora: Przedstawiał się z imienia i nazwiska.
• Rozdział ról procesowych: Wyjaśniał, że nie jest referentem sprawy i nie posiada uprawnień do podejmowania w niej władczych decyzji procesowych, a gospodarzem postępowania (władnym do wydania wyroku) pozostaje sędzia wylosowany w SLPS.
• Gwarancja poufności: Zapewniał, że spotkanie ma charakter całkowicie niejawny, a żadne informacje, propozycje czy ustępstwa poczynione w jego toku nie zostaną przekazane sędziemu referentowi ani odnotowane w aktach w sposób mogący wpłynąć na wynik procesu; jednocześnie przypominał, że pełnomocników profesjonalnych wiąże w tym zakresie ścisła tajemnica zawodowa wynikająca z ich Kodeksów Etyki.
• Brak kosztów: Informował, że udział w spotkaniu nie generuje dla stron żadnych dodatkowych opłat sądowych.
• Uzasadnienie formuły spotkania (Cel rozdzielenia funkcji): Tłumaczył, że prowadzenie spotkania przez sędziego nienależącego do składu orzekającego ma na celu stworzenie atmosfery swobody dialogu. Umożliwia to stronom szczerą rozmowę o ich rzeczywistych interesach, bez konieczności utrzymywania sztywnej "roli procesowej" i obawy, że otwartość zostanie wykorzystana przeciwko nim przy wydawaniu wyroku.

Faza określenia celu spotkania

Sędzia wskazywał, że celem spotkania jest próba znalezienia dla stron rozstrzygnięcia ich sporu w sposób jak najbardziej korzystny dla obu stron, tj. w zakresie nie tylko fiskalnym, długości i sprawności postępowania, ale z jak najszerszym zabezpieczeniem interesów obu stron i na ich warunkach.

Faza merytoryczna część 1 – przedstawienie stanu sprawy

W formie krótkiego sprawozdania sędzia przedstawiał:

• jakie jest żądanie strony powodowej;
• jakie są twierdzenia i zarzuty obu stron;
• jakie wnioski dowodowe zgłosili.

Sędzia czynił to w przekonaniu, żeby usprawnić całe spotkanie (strony nie będą musiały powtarzać wszystkiego od nowa i to często w mało zwięzłej formie) oraz upewnić się, że wszyscy są świadomi najważniejszych elementów sprawy i swoich wzajemnych stanowisk.

Oczywiście strony w dalszej rozmowie mogły uzupełnić lub rozwinąć kluczowe dla nich wątki.

Faza merytoryczna część 2 – wyrażenie stanowiska i dialog

Po części wstępnej sędzia prosił kolejno obie strony o wskazanie, jak widzą możliwość rozwiązania ich sporu z jak najszerszym uwzględnieniem interesu drugiej strony. Strony przedstawiały swoje stanowiska.

Od tego momentu rozmowa przebiegała w sposób dynamiczny, a jej kierunki były wyznaczane na bieżąco na podstawie tego, co mówiły strony, jakie pojawiały się możliwości, jak reagowała druga strona.

W tym etapie kluczową rolę odgrywał sędzia-koncyliator, który nie pozostawał biernym obserwatorem, lecz aktywnie wspierał proces decyzyjny. Wsparcie to realizowane było na dwóch płaszczyznach:

1. Racjonalizacja korzyści (argumentacja "twarda"): sędzia punktował wymierne benefity ugodowego zakończenia sporu, takie jak:
   • zwrot opłat sądowych i niewykorzystanych zaliczek na biegłych;
   • zatrzymanie spirali kosztów (brak kosztów stawiennictwa świadków, biegłych, kosztów egzekucyjnych);
   • szybkość i pewność wyniku (eliminacja ryzyka przegrania sprawy);
   • przywrócenie stronom sprawstwa (to one, a nie sąd, decydują o ostatecznym kształcie rozwiązania).
2. Wykorzystanie doświadczenia orzeczniczego (storytelling): sędzia wykorzystywał swoją wiedzę merytoryczną do obiektywizacji spornych kwestii. Stosując technikę storytellingu[2], przytaczał (w formie anonimizowanej) przykłady rozstrzygnięć zapadających w analogicznych sprawach rozpoznawanych w Wydziale. Pozwalało to stronom na skonfrontowanie ich subiektywnych oczekiwań z realiami orzeczniczymi ("reality check") i często stanowiło pomocny element, skłaniający do ustępstw w oparciu o przewidywalne ryzyko procesowe.

Faza końcowa – możliwe rezultaty

Takie spotkanie zazwyczaj kończyło się jednym z trzech scenariuszy:

1. sporządzenie projektu ugody: strony osiągnęły porozumienie i uzgodniły warunki ugody.
2. stwierdzenie braku porozumienia: strony pomimo podjęcia rozmów nie doszły do porozumienia.
3. wyznaczenie kolejnego spotkania: strony rozpoczęły prowadzenie rozmów ugodowych, ale potrzebowały czasu na dalsze negocjacje. Wyznaczano kolejne spotkanie informacyjne celem podjęcia dalszych rozmów, często po podjęciu jakichś dodatkowych czynności lub uzgodnień.

3.3.5. Dokumentacja spotkania – notatka urzędowa

Z każdego spotkania sporządzana była notatka urzędowa, w której wskazane było:

• kto się stawił – strony, pełnomocnicy;
• jaki był wynik spotkania, tj.:
  • czy doszło do sporządzenia projektu ugody;
  • czy rozpoczęto prowadzenie rozmów ugodowych i strony chcą wyznaczenia kolejnego spotkania informacyjnego;
  • czy strony nie doszły do porozumienia;
  • czy któraś ze stron się nie stawiła i ewentualnie z jakiego powodu.

Notatka ta stanowiła bazę dokumentacyjną eksperymentu i była przekazywana do akt sprawy, zgodnie z § 152 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych.

3.3.6. Zatwierdzenie ugody – procedura współpracy z referentem

W przypadku, gdy strony ustaliły projekt ugody, sędzia-koncyliator kontaktował się z sędzią referentem celem ustalenia terminu posiedzenia jawnego w celu zatwierdzenia ugody.

Procedura przebiegała w następujący sposób:

• Jeśli sędzia-referent był w sądzie: posiedzenie odbywało się w ciągu kilku minut – strony podpisywały ugodę przed referentem, który ją zatwierdzał.
• Jeśli sędzia-referent był poza sądem: sędzia-koncyliator ustalał z nim najbliższy możliwy termin takiego posiedzenia, po czym informował strony i ich pełnomocników o wyznaczonym terminie.

Tego rodzaju procedura zapewniała szybkie sfinalizowanie ugód, co stanowiło istotny element efektywności eksperymentu.

ROZDZIAŁ 4. DOŚWIADCZENIA Z PRZEPROWADZONYCH KONCYLIACJI

4.1. Początkowy sceptycyzm i przełom poprzez rezultaty

Początkowo sędziowie z Wydziału Gospodarczego podchodzili sceptycznie do koncepcji koncyliacji sądowej i niechętnie kierowali sprawy na spotkania informacyjno-koncyliacyjne. Pojawiły się również problemy techniczne, związane z brakiem jasnych procedur odnotowywania tego rodzaju spraw w systemach informatycznych sądu.

Przełom nastąpił po kilku pierwszych spotkaniach, które doprowadziły do zawarcia konkretnych ugód. Wiadomość o sukcesach rozniosła się szybko. Sędziowie Wydziału zaczęli spoglądać na instytucję koncyliacji przychylnym okiem.

Ciekawą ilustracją tego procesu zmiany jest rozmowa, jaką odbyłem na pewnym etapie projektu z jedną sędzią referent. Zauważyła ona dysproporcję w wynikach – w sprawach innej sędzi (która od początku aktywnie wspierała projekt i kierowała dużo spraw do koncyliacji) a mianowicie dużą liczbę ugód, podczas gdy w jej referacie sukcesy były sporadyczne (1-2 ugody). Zapytała wprost o przyczynę tej różnicy. Moja odpowiedź była prozaiczna: wskazałem, że wynikało to ze statystyki: ta druga sędzia przekazała do koncyliacji znacznie większą liczbę spraw, co naturalnie przełożyło się na większą liczbę sukcesów ("efekt skali"). Ta prosta konstatacja zadziałała motywująco – sędzia, która zadała mi to pytanie zaczęła kierować do koncyliacji znacznie więcej spraw, co w krótkim czasie zaowocowało skokowym wzrostem liczby ugód również w jej referacie.

W drugiej fazie eksperymentu nastąpiła także ewolucja praktyki. Mimo iż pierwotnym założeniem autora było kierowanie spraw do koncyliacji "z urzędu" (bez wstępnej zgody stron), na podstawie oceny sędziego referenta, w praktyce sędziowie w późniejszym okresie zaczęli pytać strony o chęć skorzystania z tej możliwości już na rozprawach i zdarzyły się sprawy, które zostały przekazane do koncyliacji po uprzedniej zgodzie obu stron lub przynajmniej jednej ze stron.

Obserwowana ewolucja w kierunku pytania o zgodę ujawniła jednak istotne zagrożenie. Moje pierwotne założenie o braku pytania o zgodę wynikało z obawy, że strony łatwo odmówią. Rzeczywistość pokazała jednak inny, bardziej wyrafinowany problem, polegający na taktycznym wykorzystaniu darmowej koncyliacji bez rzeczywistej woli porozumienia. Zjawisko to obserwowałem szczególnie w sprawach, gdzie sędziowie referenci informowali pełnomocników o możliwości skorzystania z koncyliacji jako darmowej opcji. Często dochodziło wówczas do sytuacji, w której na spotkaniu stawiał się tylko pełnomocnik jednej strony, przedstawiając wcześniej przygotowaną, sztywną propozycję ugody. Komunikat był jasny: albo strona przeciwna to akceptuje, albo nie ma ugody. Nie pozostawiano pola do jakiejkolwiek dyskusji czy negocjacji.

Taka postawa jest nieuczciwa wobec drugiej strony, która często stawiała się osobiście, przedstawiała rzetelnie okoliczności sprawy i starała się dopasować warunki ugody do możliwości przeciwnika. Tymczasem druga strona, nieobecna fizycznie, próbowała za pośrednictwem pełnomocnika jedynie narzucić swoje warunki, traktując procedurę instrumentalnie jako darmową drogę do przedstawienia ultimatum, a nie realną próbę rozwiązania sporu.

Jedną z takich spraw była sprawa, w której na pierwsze spotkanie pozwany się nie stawił, dlatego sporządziłem notatkę urzędową o jego nieobecności. Pozwany następnie zwrócił się do sędziego referenta z prośbą o kolejne spotkanie, tłumacząc, że nie mógł uczestniczyć. Wyznaczyłem drugie spotkanie, na którym stawili się pozwany i jego pełnomocnik. Pełnomocnik oświadczył, że dopiero został ustanowiony i chciałby zapoznać się z aktami sprawy przed podjęciem rozmów ugodowych. Zaakceptowałem to stanowisko i wyznaczyłem trzecie spotkanie, aby dać wszystkim stronom czas na przygotowanie. Jednak na trzecim spotkaniu stawił się już tylko pełnomocnik pozwanego z przygotowaną jedną, sztywną propozycją ugody – bez możliwości negocjacji. Jego postawa wyrażała jasne przesłanie: powód może tę propozycję zaakceptować, lub nie będzie żadnej ugody.

Ta sytuacja ilustruje problem, który czasami pojawiał się w eksperymencie. Nie chodzi o to, że strona powinna czynić nadmiarowe ustępstwa tylko po to, żeby zawrzeć ugodę. Chodzi o realne uczestnictwo w procedurze, która ma służyć rozwiązaniu sporu lub ustaleniu, że ugodowe rozwiązanie jest niemożliwe. Analogia do procesu sądowego jest tutaj wyraźna – jeżeli strona nie uczestniczy aktywnie w czynnościach sądu, wydanie sprawiedliwego wyroku opartego na rzeczywistych ustaleniach faktycznych staje się znacznie trudniejsze. Tak samo jest z koncyliacją – wymaga ona autentycznego zaangażowania obu stron w dialog, nie jedynie wykorzystania procedury do narzucenia własnego stanowiska.

Wiadomość o możliwości skorzystania z spotkania informacyjno-koncyliacyjnego rozprzestrzeniała się również poza Wydział – za pośrednictwem pełnomocników oraz samych stron, które uczestniczyły w wcześniej przeprowadzonych spotkaniach informacyjnych. Efekt ten był naturalną konsekwencją: osoby, które doświadczyły korzyści koncyliacji, dzieliły się swoimi doświadczeniami w swoim otoczeniu zawodowym i prywatnym. Pod koniec okresu badawczego pojawiły się nawet wnioski samych stron o skierowanie do koncyliacji, składane już w pierwszych pismach procesowych.

Założeniem eksperymentu było przeprowadzenie koncyliacji bez uprzedniej wstępnej zgody stron. Jednak w drugiej połowie okresu prowadzenia spotkań obserwowalna była ewolucja tego podejścia. Choć moje założenie było inne, nie mogłem mieć wpływu na sędziów, którzy w ten sposób postępowali. Moje założenie było oparte na tym, że oczekiwanie uprzedniej zgody mogłoby wywoływać efekt odwrotny – strony mogłyby łatwo powiedzieć "nie" i od razu nastawić się negatywnie do takiej formy, uznając, że jeśli mogłyby się dogadać, to zrobiłyby to przed przystąpieniem do postępowania sądowego. Mogłyby również obawiać się, że kolejne spotkanie jedynie opóźni rozpoznanie ich sprawy. Tymczasem rzeczywistość okazała się bardziej skomplikowana.

Doświadczenie z eksperymentu wskazuje na zupełnie inną rzeczywistość. Strony nie rezygnują z uczestnictwa w rozmowach ugodowych przed sądem wyłącznie z powodu braku chęci porozumienia. Czasami potrzebują one osoby, która poukłada dla nich poszczególne elementy sprawy i poprowadzi je przez konflikt. Od zaangażowania stron w takim dialogu zależy, czy i jak sprawa zostanie rozwiązana.

Można tu dostrzec analogię do klasycznego procesu sądowego. Jeżeli strona nie uczestniczy w postępowaniu i nie uzupełnia twierdzeń faktycznych, sędzia nie pozna rzeczywistego obrazu sprawy, co zwiększa ryzyko wydania wyroku niesprawiedliwego lub opartego na błędnych ustaleniach. Tak samo jest z metodami alternatywnymi. Strony muszą fizycznie uczestniczyć w spotkaniach informacyjnych, aby zweryfikować, czy sporu rzeczywiście nie da się rozwiązać w inny sposób. Nawet jeśli wcześniejsze próby porozumienia zawiodły, ponowna próba podjęta pod okiem doświadczonego sędziego, który umiejętnie pokieruje dynamiką sporu, otwiera zupełnie nowe możliwości.

4.2. Historia przełomu – sprawa z kategorycznym „NIE"

Jedną ze spraw przekazanych do koncyliacji była sprawa, w której zarówno powód, jak i pozwany w swoich pismach procesowych napisali wielkimi literami: „NIE CHCEMY I NIE WIDZIMY MOŻLIWOŚCI ZAWARCIA UGODY". Nawet na początku zdziwiło mnie to – przekazanie takiej sprawy do koncyliacji wydawało się skazane na porażkę.

Wyznaczyłem termin spotkania, na który stawili się zarówno strony, jak i ich pełnomocnicy. Początkowo żadna ze stron nie chciała nawet słyszeć o jakichkolwiek ustępstwach. Strona powodowa nie była nawet skłonna zejść z odsetek w jakiejkolwiek części.

Zaczęliśmy rozmawiać i każda ze stron wyjaśniać swoje stanowisko i postawę. Po pewnym czasie nawet wydawało się, że stanowiska się zaogniają i oddalamy się coraz bardziej od jakiegokolwiek porozumienia.

Kluczowy moment nastąpił, gdy starałem się wyjaśnić przyczyny takich stanowisk. Gdy strony to wyjaśniły – zaczęły się powoli rozumieć. Nagle padło słowo „przepraszam". Momentalnie zmieniła się atmosfera spotkania. Strony zaczęły przedstawiać ustępstwa, które satysfakcjonowały się nawzajem. Tego samego dnia doszło do podpisania ugody.

Historia ta ilustruje rzeczywistość: nie zawsze strony rozumieją moc i potrzebę przeprowadzenia koncyliacji oraz próby ugodowego zakończenia sporu. Te konkretne strony nie wyraziły wstępnej zgody na koncyliację – zostały tam skierowane na podstawie zarządzenia sędziego referenta. Jednak to właśnie uczestnictwo w spotkaniu, niezależnie od ich wstępnych poglądów, doprowadziło do radykalnej zmiany perspektywy.

4.3. Paradoks odwrotny – deklaracja woli bez działania

Z drugiej strony, doświadczenia eksperymentu ujawniły także zjawisko odwrotne. W sprawach, w których pozwani deklarowali w odpowiedzi na pozew, że nie kwestionują żądania i chcieliby się "dogadać", po wyznaczeniu spotkania informacyjnego często nie stawiali się na nie.

Ta obserwacja prowadzi do wniosku o wciąż niskiej kulturze i świadomości prawnej w społeczeństwie. Deklaracje ugodowe bywają gołosłowne, a strony często nie traktują alternatywnych metod rozwiązywania sporów jako realnej ścieżki, ograniczając swoją percepcję wymiaru sprawiedliwości wyłącznie do sformalizowanego procesu sądowego. Często próbują wykorzystać te deklaracje jedynie do przedłużenia postępowania i odwleczenia obowiązku spełnienia świadczenia, nie dostrzegając realnych korzyści płynących z ugodowych metod (chociażby wynikających ze znikomych obciążeń fiskalnych związanych z opłatami sądowymi).

ROZDZIAŁ 5. KONCYLIACJA SĄDOWA A MEDIACJA: WSPARCIE CZY KONKURENCJA?

5.1. Pozorny konflikt – obawy dotyczące konkurencji

Na pierwszy rzut oka koncyliacja sądowa może wydawać się konkurencją dla mediacji – i to konkurencją potencjalnie niebezpieczną. Przyczyny tego wrażenia są zrozumiałe. Z perspektywy stron i pełnomocników koncyliacja jest całkowicie darmowa – strony nie ponoszą kosztów spotkania informacyjnego. Co więcej, przeprowadzana jest przez sędziego z tego samego wydziału, osobę mającą bogate doświadczenie w tego typu sprawach i regularnie rozstrzygającą analogiczne spory.

Z perspektywy mediatorów pojawiają się uzasadnione obawy: utrata zleceń na rzecz darmowej alternatywy, potencjalny spadek popytu na usługi mediacyjne. Na papierze scenariusz wydaje się jasny – dlaczego strony miałyby płacić za mediatora, skoro mogą porozmawiać bezpłatnie z doświadczonym sędzią? To może wydawać się zmianą niekorzystną dla branży mediacyjnej.

5.2. Rzeczywistość – koncyliacja wspiera mediacją

Jednak doświadczenie z eksperymentu oraz rozmowy ze środowiskiem mediacyjnym sugerują zupełnie inną rzeczywistość: koncyliacja nie konkuruje z mediacją – wspiera ją.

5.2.1. Mechanizm wsparcia – wybór między dwiema ścieżkami ADR

Proces wsparcia działa na zasadzie tzw. "efektu sita" – koncyliacja sądowa filtruje sprawy i kształtuje świadomość stron na temat alternatywnych metod rozwiązywania sporów.

Gdy strona zgłasza sprzeciw wobec mediacji (co jest jej prawem), nie wymazuje to możliwości rozwiązania sporu alternatywnie. Zamiast tego, sprawa może być skierowana do koncyliacji. Różnica jest jednak zasadnicza: wobec mediacji strona może zgłosić sprzeciw i mediacja nie będzie przeprowadzona, natomiast wobec koncyliacji sprzeciw nie przysługuje. Spotkanie musi się odbyć pod rygorem zwrotu kosztów nakazanego stawiennictwa (art. 183(8) § 6 k.p.c.).

Efekt tego rozwiązania jest klarowny: strony wiedzą, że będą musiały porozmawiać z wykwalifikowaną osobą – niezależnie od tego, czy będzie to mediator, czy sędzia. Wybór nie dotyczy tego, czy uczestniczyć w dialogu, lecz jedynie formy tego dialogu.

5.2.2. Komfort psychologiczny – przełamywanie oporu

Paradoksalnie, wielu pełnomocników i stron czuje się bardziej komfortowo w rozmowie z mediatorem (w środowisku mniej sformalizowanym) niż z sędzią na sali rozpraw. Istnienie "twardej" alternatywy w postaci koncyliacji może więc skłaniać do chętniejszego wybierania mediacji jako opcji postrzeganej jako bardziej komfortowa. Koncyliacja pomaga zatem przełamywać opór, uświadamiając, że dialog jest nieuchronnym elementem nowoczesnego procesu sądowego.

W tej sytuacji koncyliacja pełni rolę "wejścia do alternatywnych metod". Strony, które najpierw uczestniczyły w koncyliacji i doświadczyły korzyści dialogu, mogą później bardziej otwartym okiem spoglądać na mediacją. Koncyliacja uświadamia im, że rozmowa jest nieunikniona i wcale nie jest zła, że dialog może przynieść rzeczywiste rezultaty, a mediacja – zamiast być dodatkową przeszkodą – staje się naturalnym rozszerzeniem już poznanych korzyści.

Innymi słowy: koncyliacja przełamuje opór przed mediacją, a nie go wzmacnia.

5.2.3. Wsparcie wewnątrz systemu sądowego – zmienianie postaw sędziów

Koncyliacja wspiera mediacją również na drugim poziomie – "wewnątrz" samego sądu. Jest to skuteczne narzędzie budowania zaufania do alternatywnych metod rozwiązywania sporów (ADR) u sędziów, którzy do tej pory byli sceptyczni. Przyczyny takiego sceptycyzmu mogą być różne: słabe wyniki wcześniejszych mediacji w jego sprawach, problemy komunikacyjne z mediatorami, ogólne przekonanie, że mediacja "nie działa", lub po prostu brak doświadczenia z alternatywnymi metodami.

Kiedy zaczynałem prowadzić koncyliacje, nie było wielkiej wiary w skuteczność tej formy wśród kolegów sędziów. Jednak po pojawieniu się konkretnych rezultatów – liczby zawartych ugód, pozytywnych opinii stron – część sędziów zmieniła zdanie. Dziś ci sami sędziowie sami pytają, czy jeszcze wezmę jakąś sprawę.

Ta zmiana postaw u sędziów ma bezpośredni wpływ na mediacją. Sędziowie, którzy dostrzegają potencjał koncyliacji, zaczynają również inaczej postrzegać mediacją – nie jako obowiązek ustawowy, lecz jako wartościową alternatywę. W efekcie częściej kierują sprawy do mediatorów i zalecają stronom skorzystanie z mediacji, co pośrednio wspiera branżę mediacyjną.

5.3. Potwierdzenie z badań – głos środowiska mediacyjnego

Teoria wsparcia została zatwierdzona w praktyce. Na moim koncie na LinkedIn[3] przeprowadziłem ankietę wśród osób związanych z mediacją – mediatorów, a także pełnomocników i sędziów zajmujących się ADR. Wyniki były jednoznaczne:

• 81% respondentów wskazało, że koncyliacja wspiera mediacją
• 19% uważa, że z nią konkuruje

Wskaźnik 81% do 19% stanowi wyraźne potwierdzenie, że środowisko mediacyjne nie postrzega koncyliacji jako zagrożenia, lecz jako komplementarne narzędzie wspierające rozwój alternatywnych metod rozwiązywania sporów.

5.4. Podsumowanie – dwa narzędzia, jeden cel

Koncyliacja sądowa i mediacja nie stanowią konkurencji – stanowią dwa etapy procesu edukacyjnego i praktycznego, prowadzącego strony ku alternatywnym metodom rozwiązywania sporów. Koncyliacja, będąc etapem obowiązkowym i bezkosztowym przeprowadzanym przez sędziego, stanowi wprowadzenie do świata dialogu. Mediacja zaś, jako etap dobrowolny i bezpieczny, oferowany przez wyspecjalizowanego specjalistę, pozwala stronom pogłębić proces rozwiązywania konfliktu w bardziej intymnej atmosferze.

Dla stron, które najpierw doświadczyły koncyliacji, mediacja przestaje być obcą koncepcją. Dla sędziów, którzy zobaczyli skuteczność koncyliacji, mediacja przestaje być teoretycznym wymogiem ustawy. Dla mediatorów zaś, koncyliacja to nie konkurencja, lecz system, który kształtuje świadomość społeczną na temat alternatywnych metod rozwiązywania sporów.

W ten sposób oba narzędzia pracują na rzecz wspólnego celu: odbudowy zaufania do wymiaru sprawiedliwości i transformacji sądownictwa w kierunku bardziej przyjaznego obywatelom systemu.

ROZDZIAŁ 6. PODSUMOWANIE I REKOMENDACJE (WNIOSKI DE LEGE FERENDA)

6.1. Diagnoza stanu obecnego

Analiza przedstawionych wyników eksperymentu pozwala na wysnucie wniosku, że nawet obecne uregulowania procesowe – przy ich umiejętnym i aktywnym wykorzystaniu – pozwalają na sprawne, szybkie i sprawiedliwe rozstrzyganie sporów. Sędzia referent może realizować ten cel poprzez efektywne zarządzanie posiedzeniami przygotowawczymi, natomiast sędzia niebędący referentem – poprzez spotkania informacyjno-koncyliacyjne. Doświadczenie to dobitnie pokazuje, jak kluczową rolę w nowoczesnym sądownictwie odgrywają kompetencje miękkie – zwłaszcza komunikacja interpersonalna i zarządzanie konfliktem. Moim zdaniem, z aspektami tymi nierozerwalnie łączy się także poziom satysfakcji sędziego z wykonywanej pracy – sędzia czerpiący zadowolenie ze swojej misji naturalnie buduje lepszą relację komunikacyjną ze stronami, co sprzyja porozumieniu.

Należy jednak uczciwie przyznać, że opieranie skuteczności wymiaru sprawiedliwości wyłącznie na zaangażowaniu nielicznych sędziów jest niewystarczające. Aby każdy obywatel mógł korzystać z dobrodziejstwa koncyliacji na równych zasadach, konieczne jest wyeliminowanie systemowych niedogodności i stworzenie warunków do powszechnego dostępu do tej metody.

6.2. Identyfikacja barier – cztery kluczowe problemy

Doświadczenie eksperymentu pozwoliło na zidentyfikowanie czterech głównych barier, których likwidacja mogłaby przyczynić się do promocji alternatywnych metod rozwiązywania sporów, zwiększenia zaufania obywateli do sądów oraz sprawniejszego przeprowadzenia postępowania.

Pierwsza bariera: brak obowiązku uczestnictwa w procedurze alternatywnej. Uczestnictwo w spotkaniu koncyliacyjnym jest obecnie dobrowolne – strony mogą je zignorować narażając się jedynie na możliwość zasądzenia kosztów stawiennictwa drugiej strony (co nie występuje przy spotkaniach online). Tymczasem doświadczenie eksperymentu pokazało, że to właśnie uczestnictwo – niezależnie od wstępnych poglądów i deklaracji stron – otwiera rzeczywistą możliwość rozwiązania sporu. Bez obowiązku uczestnictwa wiele osób nigdy nie pozna zalet i korzyści płynących z alternatywnych metod rozwiązywania sporu, pozostając z perspektywą długotrwałego i kosztownego procesu sądowego.

Druga bariera: bezkosztowość procedury. Paradoksalnie, całkowita bezkosztowość spotkania koncyliacyjnego może stanowić przeszkodę zamiast atrybutu atrakcyjności. Procedury, które nie wiążą się z żadnym wydatkiem finansowym ze strony uczestnika, nie aktywizują jego zaangażowania. Obywatele, nie ponoszący żadnego wkładu finansowego, mogą traktować tę procedurę bez powagi i zaangażowania, wykorzystując ją w celach strategicznych – na przykład dla przedłużenia postępowania i opóźnienia zobowiązań.

Po upływie efektu nowości procedury – gdy koncyliacja stanie się normą w sądach – zagrożenie to może się pogłębić. Strony mogą automatycznie uczestniczyć w spotkaniu, bez rzeczywistej woli porozumienia, traktując je jedynie jako formalność, którą trzeba przejść. W takim scenariuszu bezkosztowość procedury mogłaby przyczynić się do jej instrumentalnego wykorzystywania i zmniejszyć jej rzeczywistą efektywność.

Trzecia bariera: brak realnych korzyści dla sędziów-koncyliatorów. Brak systemowych mechanizmów motywacyjnych dla sędziów podejmujących się roli koncyliatora. Obecnie ciężar ten spoczywa na nielicznych sędziach, kierujących się poczuciem misji i działających poza zakresem swoich podstawowych obowiązków. System nie oferuje sędziemu-koncyliatorowi żadnych wymiernych korzyści – ani finansowych, ani w ścieżce rozwoju zawodowego (np. jako kryterium premiowane przy awansie do sądu wyższego rzędu). Sytuacja, w której sędzia poświęca swój czas i energię na zakończenie sporu, który w statystykach zostanie zaliczony na konto sędziego referenta, jest w poczuciu większości demotywująca. Choć zawód sędziego jest rzeczywiście misją wymagającą poświęcenia poza sztywne ramy godzin pracy, pragmatyzm pokazuje realną sytuację. Mimo licznych szkoleń organizowanych przez Stowarzyszenie GEMME na temat koncyliacji, większość sędziów nie podejmuje się aktywnego prowadzenia tego rodzaju procedury. Jedynie nieliczni sędziowie w Polsce, kierujący się idealistycznym podejściem do zawodu, regularnie prowadzą koncyliacje. Ta społeczność entuzjastów, choć godna podziwu, nie jest w stanie doprowadzić do całościowej i systemowej zmiany podejścia do rozpatrywania spraw w polskich sądach.

Brak systemowych zachęt dla sędziów oznacza, że działania podejmowane w kilku sądach przez pojedynczych sędziów nie będą w stanie zmienić mentalności całego społeczeństwa ani znacząco poprawić wizerunku wymiaru sprawiedliwości na szeroką skalę.

Czwarta bariera: brak świadomości społecznej o znaczeniu udziału stron. Ostatnią kwestią jest niska świadomość prawna stron co do znaczenia ich osobistego udziału w postępowaniu. Brakuje powszechnego zrozumienia, że obecność stron jest kluczowa nie tylko dla szybkości postępowania, ale przede wszystkim dla jego rzetelności i sprawiedliwości. Tylko strony znają pełne okoliczności faktyczne sprawy, motywacje, przyczyny konfliktu i rzeczywiste możliwości kompromisu. Bez ich autentycznego zaangażowania i obecności fizycznej nawet najlepszy sędzia nie będzie w stanie w pełni zrozumieć sprawy i ustalić wszystkich możliwych dróg rozwiązania konfliktu z uwzględnieniem interesów obu stron. Ta nieświadomość powoduje, że społeczeństwo nie docenia wartości procedur alternatywnych i nie widzi w nich realnej ścieżki rozwiązania swoich konfliktów.

6.3. Wniosek – wymóg działań systemowych

Cztery zidentyfikowane bariery tworzą system, w którym każdy element wzmacnia inne. Brak obowiązku prowadzi do niskiego zaangażowania; bezkosztowość zmniejsza powagę uczestnictwa; brak korzyści dla sędziów uniemożliwia systemowe wdrożenie; brak świadomości społecznej sprzyja ignorowaniu procedury. Rozwiązanie tego problemu wymaga działań systemowych, a nie indywidualnych wysiłków.

Niezbędne jest wprowadzenie mechanizmów, które będą:

• uświadamiające – edukujące obywateli i sędziów o znaczeniu udziału w procedurach alternatywnych i potrzebie autentycznego zaangażowania w rozwiązaniu własnych konfliktów;
• motywacyjne – zapewniające sędziom-koncyliatorom rzeczywiste korzyści z prowadzenia takich procedur oraz zachęcające strony do autentycznego uczestnictwa;
• egzekwujące – nakładające obowiązki uczestnictwa w procedurach alternatywnych dla stron z realnymi konsekwencjami ich niewypełnienia.

Pojedyncze działania sędziów w pojedynczych sądach, choć wartościowe i inspirujące, nie są w stanie dokonać transformacji wymaganej do rzeczywistej zmiany systemu. Konieczne jest systemowe rozwiązanie legislacyjne i organizacyjne, które umożliwi wszystkim obywatelom czerpanie korzyści z koncyliacji sądowej na równych zasadach we wszystkich sądach w Polsce.

6.4. Postępowanie pojednawcze – nieefektywny model

Kodeks postępowania cywilnego zawiera już uregulowanie dotyczące postępowania pojednawczego. Jednakże w praktyce procedura ta nie spełnia swojej roli. Historycznie postępowanie pojednawcze służyło przerwaniu biegu przedawnienia, jednak po zmianach legislacyjnych – wprowadzeniu zawieszenia biegu przedawnienia i podwyższeniu opłaty sądowej – liczba tych postępowań znacząco się zmniejszyła. Co ważniejsze, rzadko kiedy dochodziło w toku tego postępowania do zawarcia ugody.

Przyczyn niskiej efektywności postępowania pojednawczego jest kilka. Po pierwsze, brak aktywnych działań sądu w toku procedury – sąd nie angażuje się w rzeczywisty dialog ze stronami, a jedynie formalnie przeprowadza postępowanie. Po drugie, brak realnych konsekwencji za niestawiennictwo stron zmniejsza ich zaangażowanie. Strony nie widzą konkretnych korzyści z udziału w tym postępowaniu, więc traktują je jako dodatkową, bezowocną formalność.

Dodatkowym problemem jest struktura systemu: postępowania pojednawcze prowadzą wszyscy sędziowie orzekający w danym sądzie, niezależnie od ich predyspozycji. Nie każdy sędzia posiada umiejętności miękkie wymagane do dialogu z obywatelami – umiejętności komunikacji, empatii, zarządzania konfliktem. Sędziowie są tradycyjnie szkoleni w zakresie stosowania prawa, a nie w zakresie kompetencji komunikacyjnych niezbędnych do rzeczywistego wspierania stron w rozwiązywaniu konfliktu.

Z tych powodów postępowanie pojednawcze, w jego obecnym kształcie, nie powinno stanowić podstawy dla systemowego wdrożenia koncyliacji sądowej.

6.5. Postulat zmian – obowiązkowa procedura alternatywna

Należy wprowadzić obligatoryjny element próby ugodowego rozwiązania każdego sporu trafiającego do sądu – procedurę, która będzie stanowić etap przygotowawczy przed tradycyjnym postępowaniem sądowym. Procedura ta powinna być rzeczywiście aktywna, wspierana przez wyspecjalizowanych sędziów-koncyliatorów, i powinna wiązać się z realnymi konsekwencjami dla stron, które w niej nie będą uczestniczyć.

6.6. Świadomość społeczna – obowiązek uczestnictwa

Kluczowa dla powodzenia reformy jest zmiana świadomości społecznej. Obywatele i sędziowie muszą zdać sobie sprawę – zarówno poprzez pozytywną motywację (edukacja, promocja korzyści), jak i poprzez motywację negatywną (konsekwencje braku uczestnictwa) – że w interesie każdego obywatela jest, aby sądy procedowały szybko i sprawnie.

To jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy strony realnie uczestniczą w czynnościach sądu i wspólnie z nim dążą do rozstrzygnięcia opartego na rzeczywistych okolicznościach faktycznych – niezależnie od tego, czy rozstrzygnięcie to będzie ugodą czy wyrokiem. Obywatel, który nie uczestniczy aktywnie w postępowaniu, nie tylko zmniejsza szanse na sprawiedliwe rozstrzygnięcie, ale również obciąża system sądowy i zmniejsza wydolność rozpatrywania spraw dla innych obywateli.

6.7. Podstawa reformy – promowanie uczciwości procesowej

Całe rozwiązanie opiera się na fundamentalnej zasadzie: promocji uczciwych postaw procesowych i nie tolerowaniu zachowań manipulacyjnych. Przedłużenie postępowania przez jedną ze stron wyłącznie w celu opóźnienia spełnienia świadczenia nie zasługuje na ochronę prawną. Wspieranie takich postaw – lub udawanie ich niewidzenia – prowadzi do spadku zaufania obywateli do sądów i podważa wiarygodność całego systemu.

6.8. Obowiązkowa procedura alternatywna – wybór metody

Należy wprowadzić obowiązkową procedurę służącą ugodowemu rozwiązaniu sporu, którą każda strona musi przejść przed tradycyjnym postępowaniem sądowym. Jednak w zakresie metody tej procedury – strony powinny mieć realny wybór.

Podstawową ścieżką byłaby koncyliacja sądowa. To właśnie spotkanie z doświadczonym sędzią, przeprowadzane w warunkach sądowych, stanowiłoby obowiązkowy etap dla każdego sporu. Jeśli strony uważają, że ich spór może być rozstrzygnięty wyłącznie w sądzie, mają do tego prawo – jednak prawo to realizują dopiero po rzeczywistej próbie porozumienia w procedurze koncyliacyjnej, w ramach tego samego wymiaru sprawiedliwości.

Usługą alternatywną byłaby mediacja. Mediacja prowadziłaby się w warunkach wyborze stron – w dogodnym dla nich terminie, miejscu i formie (osobiście lub zdalnie) – przez wyspecjalizowanego mediatora poza strukturami sądu. Skorzystanie z mediacji zwalniałoby stronę z obowiązku uczestnictwa w spotkaniu koncyliacyjnym, ponieważ obie formy spełniałyby ten sam cel ustawowy: podjęcie realnej próby ugodowego rozwiązania sporu przed tradycyjnym postępowaniem.

Istotne jest, że przy obowiązkowym uczestnictwie w procedurze alternatywnej rola mediacji wzrosłaby znacząco. Mediacja stałaby się atrakcyjną alternatywą dla obowiązku procesowego – procedurą prowadzoną w warunkach dogodnych, poza formalnym otoczeniem sądowym, co dla wielu osób mogłoby być mniej stresujące i bardziej humanizujące niż spotkanie w sądzie.

6.9. Równość wyboru – bez narzucania mediacji

Obie formy – koncyliacja sądowa i mediacja – stanowiłyby równoprawne drogi wypełnienia ustawowego obowiązku podjęcia realnej próby ugodowego rozwiązania sporu. Od woli strony zależałoby, którą wybrać. Takie podejście eliminuje problem, który obserwujemy obecnie przy obligatoryjnej mediacji: brak percepcji przymusu. Obywatele nie odczuwaliby, że mediacja jest im narzucana – mają rzeczywisty wybór między dwiema oferowanymi ścieżkami.

Równocześnie, zmienia się logika społeczna. W odbiorze publicznym nie pojawia się wrażenie, że system sądowy „wymusza" na obywatelach korzystanie z mediacji. Zamiast tego obywatele rozumieją, że są zobowiązani do uczestnictwa w jakiejkolwiek procedurze alternatywnej, a wybór formy należy do nich. Ta zmiana percepcji jest kluczowa dla akceptacji społecznej reformy.

6.10. Dodatkowa wartość – oswajanie obywateli z sądem

Wstępna faza procedury alternatywnej pełniłaby również edukacyjną funkcję. Stanowiłaby dla stron pierwszą bezpośrednią interakcję z przedstawicielem wymiaru sprawiedliwości w mniej formalnym, bardziej dialogowym kontekście niż tradycyjny proces sądowy. Strony mogłyby zapoznać się z funkcjonowaniem sądu, zrozumieć jego role i ograniczenia, oraz samodzielnie ocenić, czy rzeczywiście chcą uczestniczyć w formalnym postępowaniu sądowym, czy wolą rozwiązać konflikt na swoich warunkach z pomocą sędziego-koncyliatora.

Nie każdy obywatel czuje się komfortowo w sytuacjach wysoce sformalizowanych. Procedura alternatywna oferuje łagodną ścieżkę wejścia do systemu sądownictwa – przestrzeń, w której strony mogą po pierwsze spróbować rozwiązać swój konflikt w przyjaznym otoczeniu, a po drugie, stopniowo oswajać się z sądem i jego działalnością. Dla wielu osób ta początkowa ekspozycja na mniej stresujące warunki mogłaby być kluczowa dla ich zaufania do systemu i gotowości do uczestnictwa w nim.

6.11. System opłat – motywacja poprzez strukturę finansową

Kluczową rolę w systemie motywacyjnym odgrywałaby zreformowana struktura opłat sądowych, dostosowana do etapów postępowania i stopnia zaangażowania stron.

Etap pierwszy – opłata obniżona na procedurę alternatywną:

Strona powodowa zobowiązana byłaby do wniesienia opłaty obniżonej w wysokości około 50 zł na rozpoczęcie procedury alternatywnej (koncyliacji sądowej lub mediacji). Ta niska stawka ma funkcję zachęcającą: umożliwia obywatelom podjęcie realnej próby rozwiązania konfliktu pod kierunkiem specjalisty – sędziego-koncyliatora lub mediatora – bez ponoszenia wysokich kosztów i bez konieczności od razu angażowania się w tradycyjne, formalne postępowanie sądowe. Opłata ta pozostawałaby właściwa do momentu zakończenia procedury alternatywnej.

Etap drugi – zwrot opłaty przy ugodzie:

W przypadku zawarcia ugody – niezależnie od tego, czy będzie to wynik koncyliacji sądowej czy mediacji – połowa opłaty obniżonej zostałaby zwrócona. Taki mechanizm wyrównywa traktowanie obu ścieżek alternatywnych (koncyliacji i mediacji), promując zarówno rozwiązania sądowe, jak i pozasądowe. Strona, która osiągnęła ugodę, ponosi ostatecznie koszt zaledwie 25 zł za procedurę, która rozwiązała jej konflikt.

Etap trzeci – pełna opłata sądowa przy braku ugody:

Jeśli procedura alternatywna nie doprowadziła do ugody, strona powodowa zobowiązana byłaby do wniesienia pełnej opłaty sądowej (w kształcie stałym lub stosunkowym, zgodnie z dotychczasowymi regułami). Dopiero po opłaceniu tej kwoty strony mogłyby przystąpić do tradycyjnego postępowania sądowego. System ten tworzy jasny stymulant finansowy: bardziej opłacalne jest osiągnięcie ugody niż prowadzenie całego procesu sądowego.

Struktura ta osiąga kilka celów jednocześnie: obniża barierę wejścia do procedury alternatywnej (50 zł jest dostępne dla większości obywateli), nagradza skuteczne porozumienie (zwrot połowy opłaty), oraz zachęca do realnego zaangażowania w procedurę (świadomość, że brak ugody oznacza wyższą opłatę sądową).

6.12. Czas i procedura obowiązkowego spotkania koncyliacyjnego

Obowiązkowe spotkanie z sędzią-koncylitatorem odbywałoby się po wniesieniu przez strony pierwszych pism procesowych – pozwu i odpowiedzi na pozew (lub sprzeciwu/zarzutów w postępowaniach upominawczych/nakazowych). Taki czas ma zasadnicze znaczenie: zapewnia, że zarówno strony, jak i sąd dysponują wiedza na temat stanowisk procesowych obu stron, co umożliwia rzeczywisty, merytoryczny dialog.

Uczestnictwo stron – wymóg osobistego stawiennictwa:

Kluczowym elementem reformy jest obowiązek osobistego stawiennictwa stron, a nie jedynie ich pełnomocników. To strony – osoby bezpośrednio zaangażowane w konflikt – powinny uczestniczyć w spotkaniu z sędzią-koncylitatorem. Pełnomocnicy mogą towarzyszyć, jednak nie mogą zastępować stron w dialogu. Osobiste uczestnictwo jest konieczne, ponieważ tylko strony dysponują pełną wiedzą na temat konfliktu, jego przyczyn, możliwych kompromisów i rzeczywistych interesów będących przedmiotem sporu.

Termin spotkania:

Spotkanie powinno być wyznaczane w ciągu miesiąca od wpływu odpowiedzi na pozew (lub sprzeciwu/zarzutów). Termin ten jest znaczący: jest wystarczająco krótki, aby utrzymać dynamikę sprawy i nie dopuścić do długotrwałych opóźnień, ale jednocześnie wystarczająco długi, aby strony mogły się przygotować i zapoznać z całością sprawy.

6.13. Profil sędziego-koncyliatora – kompetencje i specjalizacja

Rolę sędziego-koncyliatora powinni pełnić sędziowie posiadający nie tylko predyspozycje, ale przede wszystkim rzeczywiste umiejętności w zakresie komunikacji, zarządzania konfliktem i metod alternatywnego rozwiązywania sporów. Nie każdy sędzia chce, potrafi lub lubi angażować się w autentyczny dialog ze stronami poza formalnym otoczeniem procesu sądowego. Ta różnorodność preferencji i kompetencji musi być uwzględniona w systemie.

Specjalizacja – wyłączenie lub ograniczenie się z rozpoznawania spraw:

Sędziowie pełniący funkcję koncyliatora powinni, albo zajmować się wyłącznie tą rolą (nie dzielić swoją uwagę między koncyliacją a tradycyjnym orzekaniem), albo mieć zmniejszony współczynnik przydzielanych spraw tak, aby możliwe było - po pierwsze, szybkie wyznaczanie spotkań koncyliacyjnych, po drugie - realne zaangażowanie się w każde spotkanie i rzeczywisty dialog ze stronami.

Aktywna rola sędziego – nie pasywne czekanie:

Sędzia-koncyliator nie może ograniczać się do biernego słuchania i czekania, aż strony same zaproponują ugodę. Winien być aktywnie zaangażowany w rzeczywisty dialog na temat sprawy, pomagając stronom w identyfikacji punktów wspólnych, wyjaśnianiu kwestii zapalnych oraz wskazywaniu realnych możliwości porozumienia na podstawie swojego doświadczenia. To wymaga głębokich umiejętności miękkich: zdolności do aktywnego słuchania, empatii, umiejętności zarządzania konfliktem, negocjacji i mediacji.

Z tych powodów sędziowie wyznaczeni na funkcję koncyliatora powinni przejść specjalistyczne szkolenie z zakresu alternatywnych metod rozwiązywania sporów oraz wykazać się gotowością do ciągłego rozwoju swoich kompetencji komunikacyjnych. Bez tych elementów koncyliacja sądowa nie będzie mogła osiągnąć pełnego potencjału.

6.14. Rygory uczestnictwa – zróżnicowane podejście do powoda i pozwanego

Strony powinny być zobligowane do osobistego stawiennictwa w spotkaniu z sędzią-koncylitatorem. Uzasadnienie jest empiryczne i praktyczne: od rzeczywistego zaangażowania stron zależy zarówno sprawność, jak i sprawiedliwość rozstrzygnięcia sprawy. Jednak system rygoru za brak stawiennictwa musi być zróżnicowany w zależności od roli procesowej strony – powód i pozwany znajdują się w różnych sytuacjach strategicznych i wymagają odmiennych podejść.

6.14.1. Rygory dla powoda – system motywacji finansowej

Powód, będący inicjatorem postępowania, jest w zasadzie zainteresowany jego szybkim i sprawnym rozwiązaniem. Dlatego dla powoda system rygoru jest bardziej prosty i linearny: uczestnictwo jest nagradzane niższą opłatą, brak uczestnictwa – wyższą.

Scenariusz pierwszy – powód uczestniczy w spotkaniu:

Powód, który wniósł pozew i opłacił obniżoną opłatę (50 zł), stawił się osobiście na spotkaniu koncyliacyjnym. Jeśli strony nie osiągnęły porozumienia, powód zobowiązany jest do wniesienia pełnej opłaty sądowej (np. stosunkowej – 5% od wartości przedmiotu sporu). Ta stawka jest standardowa i preferencyjna – powód wykonał swój obowiązek współpracy, więc nie ponosi dodatkowych sankcji.

Scenariusz drugi – powód nie uczestniczy w spotkaniu:

Jeśli powód nie stawi się na spotkaniu koncyliacyjnym bez usprawiedliwienia, zobowiązany jest do wniesienia wyższej opłaty sądowej (np. 10% zamiast 5%). Ta podwyższona stawka jest sankcją za brak współpracy – powód nie czyni wysiłków w celu ustalenia czy ugodowe zakończenie sporu jest możliwe.

Logika systemu:

Różnica między 5% a 10% tworzy wyraźny stymulant finansowy: powód, chcący zminimalizować koszty procesu, ma silną motywację do uczestnictwa w spotkaniu koncyliacyjnym i do podjęcia autentycznej próby porozumienia. Jednocześnie zachowuje prawo do sądu – powód może nadal żądać wydania wyroku, nie traci dostępu do wymiaru sprawiedliwości, ale jego brak współpracy ma wymierną cenę.

Wpływ na system sądowy:

Ważne jest również rozumienie, że brak stawiennictwa powoda nie obciąża tylko jego samego. Powód, który nie współpracuje, przedłuża proces dla siebie, ale również obciąża wydolność całego systemu sądowego. Inne sprawy czekają na rozpoznanie, gdy system zajmuje się przypadkami, w których strona nie chciała podjąć nawet minimalnych wysiłków. Dlatego promowanie postaw współpracy jest kwestią nie tylko indywidualnej sprawiedliwości, ale również publicznej efektywności. Strony, które uczestniczą i wykazują się rzeczywistym zaangażowaniem, powinny być faworyzowane poprzez preferencyjne stawki opłat.

6.14.2. Rygory dla pozwanego – dostosowanie do rzeczywistych intencji

Sytuacja pozwanego jest zasadniczo inna niż sytuacja powoda. Pozwany nie zawsze jest zainteresowany uczciwie wyjaśnieniem sprawy – czasami jego jedynym celem jest przedłużenie postępowania i opóźnienie spełnienia zobowiązania. Pozwany, który rzeczywiście chce wyjaśnić sprawę, zazwyczaj stawi się na spotkaniu z sędzią-koncylitatorem.

Z tego powodu rygory za brak stawiennictwa pozwanego muszą być dostosowane do jego rzeczywistego zaangażowania i jego realnych intencji dotyczących spełnienia obowiązku określonego w pozwie.

6.14.3. Konkretne rygory za brak stawiennictwa pozwanego

Wobec pozwanego, który bez usprawiedliwienia nie stawi się na spotkaniu koncyliacyjnym, należy stosować kilka rygów jednocześnie, dostosowanych do jego postawy i podniesionych zarzutów.

Pierwszy rygor – koszty i odsetki:

Pozwany zobowiązany jest do poniesienia kosztów stawiennictwa powoda – wszystkich wydatków, jakie powód poniósł w związku z uczestnictwem w spotkaniu. Dodatkowo zobowiązany do zapłaty podwójnych odsetek ustawowych za opóźnienie (lub w transakcjach handlowych), liczonych od momentu zakończenia spotkania koncyliacyjnego. Ten element jest szczególnie znaczący w sprawach dotyczących zobowiązań pieniężnych, gdzie brak stawiennictwa pozwanego często świadczy o zamierzonym przedłużeniu postępowania.

Drugi rygor – przyspieszony wyrok w wypadku braku zarzutów lub zarzutów niewymagających pogłębionej analizy:

Ponadto, w określonych przypadkach, sędzia-koncyliator powinien otrzymać uprawnienie do wydania wyroku poza kolejnością wpływu. Dotyczyłoby to sytuacji, w których pozwany nie podnosi żadnych zarzutów merytorycznych wobec żądania pozwu lub ogranicza się jedynie do zarzutów dotyczących terminu spełnienia świadczenia. Znaczna część spraw gospodarczych sprowadza się do stanowiska, w którym pozwany nie kwestionuje długu, tłumacząc brak zapłaty brakiem środków i deklaruje chęć ugody. Jednak gdy dochodzi do wyznaczenia spotkania, nie stawia się na nie, co ewidentnie świadczy o zamiarze przedłużenia postępowania. W takich sprawach pozwani zazwyczaj nie zgłaszają żadnych dowodów, a wydanie wyroku nie wymaga pogłębionej analizy.

W takim scenariuszu sędzia-koncyliator miałby tydzień na podjęcie decyzji: albo wydanie wyroku natychmiastowego, albo wydanie zarządzenia z uzasadnieniem, dlaczego sprawa wymaga jednak postępowania dowodowego i skierowanie jej do trybu zwykłego. W przypadku wydania wyroku przez sędziego-koncyliatora, ciężar fiskalny uległby przesunięciu: powód byłby zwolniony z obowiązku uiszczania opłaty uzupełniającej, a sąd nakazywałby ściągnięcie pełnej, podwyższonej opłaty bezpośrednio od pozwanego w orzeczeniu kończącym.

System ten jednocześnie premiuje uczciwą postawę powoda (ten, który uczestniczy w spotkaniu i dąży do ugodowego zakończenia sprawy) oraz nie przyzwala na nieuczciwą postawę pozwanego (ten, który się próbuje przedłużyć spotkanie).

Istotne jest, że natychmiastowy wyrok wydany przez sędziego-koncyliatora byłby niemożliwy, gdyby powód również się nie stawił. Taki czas wydania wyroku jest premią wyłącznie dla powoda realnie zaangażowanego w próbę ugodowego rozwiązania sporu.

6.14.4. Wyjątki od obowiązku osobistego stawiennictwa

Obowiązek osobistego stawiennictwa stron powinien być wyłączony w określonych sytuacjach, które uzasadniają reprezentację przez pełnomocnika.

Wyjątek pierwszy – duże podmioty gospodarcze:

Obowiązek osobistego stawiennictwa nie powinien stosować się do dużych podmiotów, w których osoby reprezentujący podmiot (np. prezesi zakładów ubezpieczeń, prezesi dużych korporacji) zazwyczaj nie dysponują wiedzą merytoryczną na temat konkretnej sprawy. W takich przypadkach wymaganie osobistego stawiennictwa byłoby nieuzasadnione – osoba reprezentująca podmiot nie mogłaby uczestniczyć w rzeczywistym dialogu na temat sprawy. Reprezentacja przez pełnomocnika byłaby tutaj wystarczająca.

Wyjątek drugi – zwolnienia na wniosek strony:

Dodatkowo, sędzia-koncyliator winien dysponować dyskrecjonalnym uprawnieniem do zwolnienia strony z obowiązku osobistego uczestnictwa w innych, uzasadnionych przypadkach (np. choroba, znaczna odległość przy braku możliwości połączenia zdalnego, brak wiedzy osób reprezentujących dany podmiot).

Decyzja sędziego w tym zakresie podlegałyby kontroli instancyjnej sądu odwoławczego:

• W przypadku powoda: weryfikacja zasadności nałożenia sankcji następowałaby przy rozpoznawaniu zażalenia na postanowienie o ustaleniu podwyższonej opłaty od pozwu.
• W przypadku pozwanego: kontrola następowałaby w ramach apelacji od wyroku zasądzającego świadczenie (w zakresie rozstrzygnięcia o podwójnych odsetkach) lub w ramach zażalenia na postanowienie o kosztach nakazanego stawiennictwa powoda.

6.15. Edukacja społeczna i transformacja wizerunku sądów

Reforma Kodeksu postępowania cywilnego nie może ograniczać się wyłącznie do zmian legislacyjnych i proceduralnych. Musi być wsparta kompleksowymi działaniami edukacyjnymi i promocyjnymi, pozwalającymi obywatelom zrozumieć fundamentalną prawdę: ich osobiste, autentyczne uczestnictwo jest kluczem do rzeczywistego rozwiązania konfliktu.

Rozbieżność między potencjałem a świadomością:

Wyniki eksperymentu są wymowne: 42% spraw zakończyło się ugodą. Podobnie wyglądają statystyki spraw rozpoznanych z wykorzystaniem posiedzenia przygotowawczego. To oznacza, że co najmniej 42% stron procesowych nie ma świadomości, że ich konflikt można rozwiązać w sposób znacznie bardziej przystępny, szybszy i mniej obciążający psychicznie niż tradycyjny proces sądowy.

Korzyści tego rozwiązania są oczywiste: mniejsze koszty, krótszy czas trwania, mniejszy stres emocjonalny. Jednak większość obywateli o tych korzyściach nie wie – albo nie wierzy w ich realizowalność. Dlatego niezbędna jest systemowa kampania uświadamiająca, która pokażę rzeczywiste możliwości i rzeczywiste rezultaty.

Deficit kultury alternatywnych metod:

Obserwacja ta ujawnia głębszy problem: w naszym społeczeństwie nie wykształciła się jeszcze kultura świadomości alternatywnych metod rozwiązywania sporów. Dla większości obywateli sąd to jedyna, oczywista droga. Mediacja, koncyliacja, czy negocjacje to pojęcia abstrakcyjne, obce, nierzadko postrzegane z nieufnością. Ta mentalność nie zmieni się sama – wymaga świadomego, długoterminowego wysiłku edukacyjnego.

Odpowiedzialność sądów – zmiana paradygmatu:

Sądy, jako kluczowy element wymiaru sprawiedliwości, muszą wziąć na siebie odpowiedzialność za budowanie tej kultury. Jednak musi to być przeprowadzone przez wykwalifikowanych i wyspecjalizowanych orzeczników, którzy umieją rzeczywiście rozmawiać ze stronami, a nie jedynie sterroryzować je wysokimi kosztami, długością procesu czy emocjonalnym dramatem.

Współczesny sąd powinien budować swój autorytet na pozytywnych aspektach swojej roli – na wsparciu, pomocności i rzeczywistym zaangażowaniu się w problemy obywateli. Ludzie muszą poczuć, że rola sądu nie ogranicza się do wydawania wyroków, lecz przede wszystkim do wspierania ich w rozwiązaniu konfliktu na warunkach przez nich akceptowanych. Bo rzeczywiście – tylko oni sami najlepiej wiedzą, jak było, co się stało, i jakie rozwiązanie będzie dla nich sprawiedliwe i satysfakcjonujące.

Wymierny wpływ na system – prognoza na podstawie eksperymentu:

Biorąc pod uwagę wyniki eksperymentu i zakładając szybkość przeprowadzenia koncyliacji (termin miesiąca od wpływu odpowiedzi na pozew), w przypadku, gdy 42% spraw kończyłoby się ugodą na etapie procedury alternatywnej, doszłoby do:

• znacznego zwiększenia wydolności sądów – czterdzieści procent spraw rozwiązanych bez tradycyjnego procesu to ogromne odciążenie systemu;
• poprawy wizerunku wymiaru sprawiedliwości – sądy byłyby postrzegane jako instytucje wspierające, a nie antagonistyczne;
• wzrostu zadowolenia obywateli – osoby, które osiągnęły ugodę, rozpowiadają o tym swoim znajomym i rodzinie, co naturalnie buduje zaufanie społeczne do systemu.

To nie jest wizja utopijna – to realistyczna prognoza na podstawie empirycznych danych z eksperymentu. Reforma oparta na takim systemie mogłaby stać się punktem zwrotnym w transformacji polskiego wymiaru sprawiedliwości.